Будем рады видеть вас на наших семинарах!

 

 

 Все семинары      Записаться на семинар

arhiv

Научно-техническая (архивная) обработка документов

 Здравствуйте уважаемые посетители!

 Вы зашли на страницу нашего сайта, посвященную архивной (научно-технической) обработке документов.

 

Мы оказываем следующий комплекс услуг :
- проведение экспертизы ценности документов; 
- выделение к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли;
- составление акта о выделении документов к уничтожению;
- формирование, подшивка или переплет дел по личному составу, постоянного и долговременного хранения;
- подготовка документов для приема-передачи дел;
- помощь в утилизации и уничтожении документов;
- подготовка документов к вне офисному хранению;
- создание архива организации и его последующее сопровождение;
- помощь организациям в подготовке документов для сдачи в государственный архив. 

 

С уважением,
Начальник отдела научно-технической обработки документов
Покрышко Дмитрий

Телефоны для справок:
+375 29 644-31-77 (Velcom)
+375 29 555-6-555 (МТС) 
+375 17 299-00-39
+375 17 299-00-58  (+ факс)

Наша фотогалерея>>>
Наши клиенты>>>
Регламентирующие документы>>>
Ответственность за сохранность документов>>>


 

1. Сроки хранения бухгалтерских документов

Документы, образующиеся в процессе деятельности организации, имеют различные сроки хранения. Однако большая часть документов имеют сходные сроки хранения и их можно уничтожить (выделить к уничтожению) спустя определенное время.

Согласно перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения», установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24 мая 2012 г. № 140, Мн. 2012, срок хранения большинства документов – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (при этом год, в котором проводилась проверка не учитывается). 

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. («Правила работы архивов государственных органов и иных организаций», утвержденные Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 24 мая 2012 г. № 143), Мн. 2012. Так, в 2017 году подлежат списанию и уничтожению документы организаций, у которых проведение налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства проводилось в 2013 году.

Как правило, подлежит списанию основная масса бухгалтерских документов, документов отдела кадров, канцелярии и других структурных подразделений.

Из документов бухгалтерии подлежат списанию:
   • банковские документы;
   • кассовые документы;
   • авансовые отчеты и документы к ним;
   • командировочные удостоверения, отчеты и документы к ним;
   • журналы-ордера;
   • оборотные ведомости, карточки и анализы счетов;
   • товарные, товарно-транспортные накладные и документы на отгрузку и получение продукции;
   • законченные договоры, контракты;
   • акты приемки-сдачи выполненных работ;
   • путевые листы и документы по учету топлива;
   • документы к 76, 60, 10 и другим счетам бухгалтерского учета;
   • документы по приходу, учету и списанию бланков строгой отчетности;
   • документы по проведению инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, МБП, ГСМ, нематериальных активов, расчетов и др.;
   • документы по расчету заработной платы;
   • больничные листки и табели учета рабочего времени;
   • материальные и товарные отчеты;
   • главные, кассовые книги, книги покупок, продаж и другие вспомогательные книги и журналы;
   • документы по таможенному оформлению;
   • документы, связанные с валютными операциями;
   • другие документы.

Отдел кадров может выделять к уничтожению:
   • приказы по отпускам (кроме социальных);
   • приказы о служебных командировках (менее месяца) по Республике Беларусь и заграницу;
   • заявления работников;
   • другие документы, не вошедшие в состав личных дел.

Секретариат, приемные и канцелярии, как правило, списывают переписку по административно-хозяйственным вопросам и другим вспомогательным вопросам, регистрационные книги и журналы.

В процессе архивной обработки наши специалисты проводят экспертизу ценности документов.

 

2. Начало обработки.
Экспертиза ценности документов.

Первоначальная архивная обработка производится описательным методом. Наши специалисты просматривают предоставленные документы с целью разделения их на виды:

• документы с истекшими сроками хранения;
• документы по личному составу;
• документы постоянного срока хранения;
• документы длительного срока хранения.

 

3. Списание (выделение к уничтожению) документов

В процессе экспертизы ценности документов заголовки дел с истекшими сроками хранения заносятся в акт о выделении к уничтожению документов, а сами дела связываются в связки, помечаются и хранятся в организации до окончания обработки.

Сама обработка проводится непосредственно на предприятии и занимает от 2-х до 5-ти дней в зависимости от объема документов.

Отобранные документы длительного срока хранения по реестру передаются на обработку в офис нашей компании.

4. Обработка документов длительного срока хранения для дальнейшего хранения.

Списание (выделение к уничтожению документов) и их уничтожение производится только после формирования дел и составления описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Поступившие на обработку документы проходят экспертизу ценности документов с полистным просмотром и формируются в дела по видам документов и срокам хранения.

К делам постоянного хранения относятся:
   • уставные и учредительные документы;
   • протоколы заседаний комиссий;
   • приказы по основной деятельности;
   • штатные расписания;
   • отчеты о финансово-хозяйственной деятельности (годовые бухгалтерские балансы);
   • годовые статистические отчеты;
   • переписка по основной деятельности и др.

К делам по личному составу относятся:
   • приказы по личному составу;
   • приказы о служебных командировках (менее месяца) по Республике Беларусь и заграницу;
   • личные дела и карточки уволенных работников;
   • лицевые счета или расчетные ведомости по начислению заработной платы и др.

К делам длительного срока хранения относятся:
   • документы связанные с травматизмом и несчастными случаями на производстве и в организациях;
   • протоколы заседаний аттестационо-квалификационных комиссий по вопросам аттестации и повышения квалификации работников;
   • протоколы заседаний комиссий по назначению пособий;
   • другие документы специфического характера.

 

5. Окончание обработки.

После разделения документов по срокам хранения они систематизируются и формируются в дела для составления описей дел.

Дела временного срока хранения (до 10 лет) в архив не сдаются и хранятся отдельно до истечения сроков хранения. На них может составляется опись дел временного хранения, при этом дела не нумеруются и могут хранится в скоросшивателях и папках.

Дела постоянного хранения и по личному составу включаются в две раздельные описи. При этом дела формируются как правило за один календарный год, листы дел систематизируются и нумеруются. Дела объемом до 50 страниц подшиваются в четыре прокола, а свыше 50 листов переплетаются. При этом объем дела не должен превышать 300 листов по количеству и 4 сантиметров по толщине.

При значительном объеме документооборота допускается документы по заработной плате (лицевые счета, расчетные ведомости) формировать отдельно и составлять на них отдельную опись. Это делается для удобства работы с ними бухгалтеров по зарплате либо других ответственных лиц при выдаче гражданам справок для начисления пенсий, пособий и др.

На сформированные документы составляются описи, согласно которым оформляются обложки дел в установленном порядке.

По результатам обработки в обязательном порядке составляется историко-архивная справка. В ее первой части описывается история создания предприятия или организации, их структура, направления и виды деятельности, их изменения и др. Во второй части справки указывается, когда и кем была произведена обработка документов, какие документы обрабатывались, за какой период, какие дела были выделены к уничтожению и на хранение, по какому принципу построены описи дел и др.

Обработанные документы передаются по акту приема-передачи дел в организацию. В организации приказом руководителя создается экспертная комиссия и назначается дата ее заседания. Экспертная комиссия рассматривает, согласовывает или утверждает представленные нашими специалистами описи дел и передает их на утверждение руководителю. После утверждения руководителем описей дел постоянного хранения и по личному составу, а также акта о выделении к уничтожению документов, с истекшими сроками хранения отобранные на списание документы можно уничтожать.

Документы сдаются на предприятия, ведающими заготовкой вторичных ресурсов, данные документа о сдачи макулатуры вносятся в акт о выделении к уничтожению документов.

 

6. Вне офисное хранение документов

Предлагаемая форма хранения документации экономит офисные площади, сокращает расходы по арендной плате, а в ряде случаев и ускоряет время поиска необходимого документа путем систематизации дел и внесения их названий в электронную базу, доступ к которой осуществляется посредством Интернет.

Данная услуга оказывается нашим партнером — ООО «ДатаБокс Архивные Системы».

 

7. Итог.

Проведенная вовремя архивная работа позволяет сократить издержки на содержание документооборота, сократить площади, отведенные под хранение документов, обеспечить сохранность документов согласно требованиям законодательства Республики Беларусь.

 

Более подробную информацию об услуге
и стоимости видов работ вы можете получить
по телефонам:

+375 29 644-31-77 (Velcom)
+375 29 555-6-555 (МТС)
+375 17 299-00-39 
+375 17 299-00-58  
Покрышко Дмитрий